Eine international tätige Organisation, die als zentrale Plattform für den Austausch zu sicherheits- und außenpolitischen Themen dient und regelmäßig hochrangige Entscheidungsträger zusammenbringt. Neben Konferenzen organisiert sie weitere Veranstaltungen und erstellt Analysen und Publikationen zu globalen sicherheitspolitischen Entwicklungen.

Aufbau und eigenständige Organisation des Office Managements am Standort Berlin
Betreuung der Büroinfrastruktur sowie Mitwirkung bei einem geplanten Standortwechsel
Steuerung und Abstimmung externer Dienstleister (z.B. Technik, Wartung, Reinigung)
Verantwortung für Bestellungen (Büromaterial, Verpflegung etc.) und Nachverfolgung von Kosten
Kontrolle eingehender Rechnungen im administrativen Bereich
Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitssicherheitsvorgaben
Koordination rund um Poolfahrzeuge sowie Abwicklung von Schadensfällen
Unterstützung bei internen Veranstaltungen, Meetings und Sonderthemen
Mitwirkung bei der Gestaltung und Weiterentwicklung der Büroorganisation
Vertretungsweise Übernahme administrativer Assistenzaufgaben (z.B. Reisen, Telefon, Post)

Kaufmännischer Hintergrund oder vergleichbare praktische Erfahrung im Office Management
Nachweisbare Berufserfahrung im Office- oder Verwaltungsumfeld
Erste Erfahrungen in organisatorischen Projekten hilfreich
Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse
Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Organisationsstärke und pragmatische Herangehensweise
Zuverlässigkeit und Genauigkeit
Teamfähigkeit und klare Kommunikation
Führerschein von Vorteil

Das Jahresgehalt für diese Position ist abhängig von der Qualifikation und Berufserfahrung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Office Manager (m/w/d)