Aufgaben
- Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Office- und Management-Umfeld
- Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektrelevanten Aufgaben
- Terminkoordination, Reiseplanung, Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
- Betreuung und Pflege von Dokumentationen, Verträgen und internen Datenbanken (z. B. SharePoint)
- Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern
- Unterstützung bei regulatorischen und aufsichtsrechtlichen Reportings (z. B. Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für BaFin, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsrat)
- Mitwirkung bei internen Projekten, insbesondere bei Transformations- und Migrationsvorhaben
- Organisation von Office-Themen wie Infrastruktur, Einkauf und externe Dienstleistersteuerung
Profil
- Berufserfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Tätigkeit
- Keine Berührungsängste mit IT-Systemen (z.B. Einkaufssysteme)
- Freundliches Auftreten und Kommunikationsstärke
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Erfahrung in Terminkoordinationen sowie bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- In einem telefonischen oder persönlichen Qualifizierungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Passgenauigkeit auf die Vakanz und erhöhen so Ihre Erfolgschancen
- Sie profitieren von dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilen Partner
- Angenehmes Arbeitsklima