Aufgaben
- Verwaltung der Korrespondenz mit Mitarbeitenden, Behörden und Lieferanten
- Koordination von Vertragsdokumenten: Druck, Unterschriften und Ablage, sowie Aktualisierung gemäß rechtlicher Vorgaben
- Verwaltung von HR-Akten: Physische Akten aktiver und inaktiver Mitarbeitender sowie die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien
- Unterstützung bei der 3PRM-Risikoanalyse und Rechnungsprüfung sowie Erstellung und Verwaltung von Bestellaufträgen (PO)
- Verwaltung des ID-Verifizierungsprozesses und Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden
- Betriebsratszusammenarbeit und Unterstützung relevanter Prozesse vor Ort
- Unterstützung bei Audits und weiteren Compliance-relevanten lokalen Prozessen
- Projektunterstützung: Koordination rechtlicher Änderungen und behördlicher Aktualisierungen bei Büroverlegungen
- Executive Assistant für den MD: Schnittstellenmanagement, Erstellung von Vorlagen, Berichten und Präsentationen für interne und externe Zwecke
- Reiseplanung und Kalendermanagement: Organisation von Reisen und Meetings, Erstellung und Einreichung von Travel und Expense Berichten
Profil
- Erfahrung in der Empfangs- und Büroorganisation
- Detailgenauigkeit und Präzision bei der Bearbeitung von Verträgen, Dokumenten und anderen administrativen Aufgaben
- Erfahrung im Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten, um in einem dynamischen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten, um in verschiedenen Kontexten effektiv zu interagieren
- Kenntnisse in internationalen und lokalen gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Arbeitsrecht, Datenschutz, Compliance-Richtlinien)
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse
Benefits
- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und den Fokus auf lebenslanges Lernen
- Viel Vertrauen, Wertschätzung und Raum für Mitgestaltung in einem fokussierten und leidenschaftlichen Team
- Ein diverses, inklusives und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld
- Ein nachhaltiges Unternehmen
- Büro in zentraler Lage
Gehaltsinformationen
- Je nach Qualifikation beläuft sich das Gehalt auf bis zu 65.000 Euro.