Aufgaben
- Terminplanung- und Überwachung für die beiden Geschäftsführer (CEO und CFO)
- Sicherstellen der Büroorganisation wie Postbearbeitung, Überwachung und Bearbeitung der elektronischen Kommunikation
- Planen und Organisieren von Dienstreisen inkl. Erstellung der Reisekostenabrechnung
- Koordination, Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen für diverse Meetings sowie Dokumentation der Ergebnisse
- Rechnungskontrolle und Kontierung
- Sonstige administrative Aufgaben, wie z.B. Auswahl und Bestellung von Büromaterial für alle Bereiche
- Analyse und Überwachung der internen Prozesse
- Erstellung / Aktualisierung der Meeting Struktur sowie des Organigramms
- Auswahl, Angebotseinholung und Bestellung von Präsenten/ Gutscheinen für verschiedene Anlässe
- Unterstützung bei Onboarding von neuen Mitarbeitenden
Profil
- Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office/ Microsoft 365
- Sehr gute Kontakt- und Kommunikationsfähigkeiten
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität und Belastbarkeit
- Verantwortungsvolle und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gutes Organisationsgeschick
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
- Gute Verkehrsanbindung
- Sie profitieren von dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilen Partner