Aufgaben
- Objektleitung für diverse Objekte im Großraum München / Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft
- Beschaffung und Verwaltung von IT-Equipment in Abstimmung mit der IT-Abteilung (z.B. Laptops, Smartphones, Zubehör)
- Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnung
- Erstellung, Pflege und Bearbeitung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und Vertragsunterlagen
- Prüfung und Ablage von Tätigkeitsnachweisen internen und externen Mitarbeitern / Verwaltung von Krankmeldungen inkl. digitaler Ablage und Informationsfluss an HR
- Fuhrparkmanagement für die Abteilung/Standort: Verwaltung von Fahrzeugen, Terminen, Unterlagen
- Unterstützung bei der Planung, Dokumentation und Nachverfolgung von Wartungen, Prüfpflichten und Instandhaltungsmaßnahmen
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen (Material, Dienstleistungen, Büromittel)
- Pflege von Daten im CAFM-System sowie in MS Excel, SAP oder vergleichbaren Tools / Zutrittsmanagement: Beantragung und Verwaltung von Zutrittsausweisen und Zugangscodes
- Unterstützung bei Budgetüberwachung, Rechnungskontrolle und Reporting / Organisation interner Meetings, Standortrundgänge und Schulungstermine
Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Zuverlässigkeit & Eigenverantwortung
- Hohes Maß an Diskretion und Teamfähigkeit
- Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Grundverständnis für Prozesse im Facility Management wünschenswert
- Affinität zu IT-Applikationen (Sharepoint, Teams, PowerPoint, Excel, Planon, SAP)
- Fließende Deutschkenntnisse
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Ein hoch motiviertes Team und ein offener Kommunikationsstil
- Flache Hierarchien
- Homeoffice-Möglichkeit
- Hohes Maß an Eigenverantwortung