Aufgaben
- Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und des Vorstands
- Vor- und Nachbereitung von Meetings: Vorbereitung von Präsentationen, Protokollen und Tagesordnungen für Sitzungen sowie die Nachbereitung durch Erstellen von Besprechungsnotizen oder Protokollen
- Korrespondenz: Bearbeitung der ein- und ausgehenden Kommunikation (E-Mails, Briefe, Telefonate), auch in vertraulichen Angelegenheiten
- Reiseorganisation: Planung und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Hotels, Transfers und anderen logistischen Details
- Dokumentenmanagement: Verwaltung und Organisation von wichtigen Dokumenten, Verträgen und Berichten, oft in enger Zusammenarbeit mit anderen Führungskräften
- Projektunterstützung: Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von strategischen Projekten, oft in direkter Abstimmung mit anderen Abteilungen
- Repräsentative Aufgaben: Empfang und Betreuung von Gästen, Vorbereitung von Veranstaltungen oder die Organisation von internen Events, sowie Jubiläen, Geburtstag oder Ausscheiden von Mitarbeitenden
- Vertrauliche Tätigkeiten: Umgang mit hochsensiblen Informationen und vertraulichen Projekten, die oft direkt mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens verbunden sind
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Deutsch Verhandlungssicher
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
- Engagiertes, innovatives, freundliches Team